Zakelijke administratie bijhouden en bewaarplicht

Deze informatie is geplaatst door Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO)

Als ondernemer moet u een administratie bijhouden en heeft u een bewaarplicht. Lees hier meer over.

U bent wettelijk verplicht een administratie bij te houden en te bewaren. Alle gegevens over uw bedrijf die u op papier of digitaal vastlegt, horen bij uw administratie. Uw administratie is de basis van uw belastingaangiften.

Bewaarplicht administratie

U moet uw administratie bewaren. Dat heet fiscale bewaarplicht. De basisgegevens van uw administratie zijn:

  • informatie over de voorraad
  • het grootboek
  • de loonadministratie
  • de gegevens over de inkoop en verkoop
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie

Hoe lang moet u de administratie bewaren?

U moet in ieder geval de basisgegevens van uw administratie 7 jaar bewaren. Dat is de bewaartermijn. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u 10 jaar bewaren. Als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert én u heeft gekozen voor de MOSS-regeling, is de bewaartermijn ook 10 jaar.

U kunt afspraken maken met de Belastingdienst:

  • om andere gegevens dan de basisgegevens korter te bewaren
  • over de vorm waarin u de administratie bewaart
  • over hoe gedetailleerd de administratie moet zijn

Let op: Een afspraak over een kortere bewaartermijn geldt alleen voor de Belastingdienst. Voor andere overheidsinstellingen kan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaren gelden. Stopt u met uw bedrijf binnen de bewaartermijn? Dan blijft u verplicht om uw administratie volgens de termijn te bewaren.

Bewaren van programma’s en bestanden

U voldoet niet aan de bewaarplicht als u alleen een afdruk (geprinte kopie) van uw digitale bestanden bewaart. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er voor zorgen dat uw digitale bestanden bij een controle bruikbaar zijn. Dat geldt ook voor de programma's waarmee de bestanden gebruikt worden.

Kopie identiteitsbewijs

U mag uw klanten om legitimatie vragen. Maar u mag de persoonsgegevens uit een identiteitsbewijs van uw klanten niet kopiëren en in uw administratie bewaren. Dat mag alleen als dat verplicht is, zoals wanneer u personeel aanneemt.

Heeft u nog vragen?

Neem contact op met

Deze informatie is geplaatst door:
Gepubliceerd op:

Start succesvoller bij Startclub Arnhem

Netwerk
Ontmoet allerlei interessante mensen bij onze events.
Coaching
Ga aan de slag met de hulp van ervaren ondernemers.
Kennis
Start slimmer, gebruik onze kennisbank vol met tips & tricks!
Werkplekken
Huur voordelig een werkplek op één van onze aangesloten locaties.