Een offerte is een voorstel aan een mogelijke klant. Hierin beschrijft u welke diensten u kunt leveren voor een bepaalde prijs. En welke voorwaarden daarbij gelden. Met een interessante prijsopgave trekt u de klant over de streep. Lees in deze 5 stappen hoe u een offerte maakt en waar u op moet letten.

1. Breng de wensen van uw opdrachtgever in kaart

Voordat u een offerte opstelt, moet u eerst duidelijk hebben wat de opdrachtgever wil. Breng de wensen zo goed mogelijk in kaart. Maakt u bijvoorbeeld een offerte voor het ontwerpen van een huisstijl? Vraag dan na welke onderdelen u moet ontwerpen. Logo, visitekaartjes en briefpapier of ook een website? Zo zorgt u ervoor dat uw offerte goed aansluit.

Check of uw klant financieel betrouwbaar is

Via het Handelregister van KVK kunt u de kredietwaardigheid van uw opdrachtgever checken. Van een bv kunt u financiële gegevens controleren. Van een eenmanszaak, vof, cv en maatschap kunt u de tekenbevoegdheid controleren. En checken of er sprake is van faillissement. Ook kunt u via kredietverstrekkers checken of uw klant financieel betrouwbaar is. Met een kredietverzekering verzekert u zich tegen risico’s door klanten die niet betalen.

2. Beschrijf uw werkzaamheden duidelijk

Beschrijf in uw offerte welke werkzaamheden u precies voor uw klant gaat doen. Of welke producten of diensten u gaat leveren. Vermeld ook de voorwaarden, zoals de planning en uw uurtarief.

Hoe bepaalt u uw uurtarief?

Het vaststellen van een uurtarief kan lastig zijn. Te hoog schrikt klanten af, te laag levert misschien te weinig inkomen op. En doet geen recht aan uw kwaliteiten. Lees meer over uw uurtarief bepalen op KVK.nl leest u hoe u dit aanpakt.

3. Offerte maken

Uw klant hoeft niet akkoord te gaan met een offerte. Het is een voorstel, nog geen opdracht. U kunt de inhoud van de offerte daarom voor het grootste deel naar eigen inzicht opstellen. Er zijn wel een aantal wettelijke eisen voor offertes. Zorg dat u deze punten verwerkt in uw offerte:

• uw bedrijfsgegevens
• de gegevens van uw klant
• de datum van uw offerte
• het offertenummer
• een samenvatting van de werkzaamheden
• uw tarief of projectprijs
• de geldigheidsduur van uw offerte
• het recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag
• een verwijzing naar uw algemene voorwaarden

Naast de wettelijke voorschriften kunt u overwegen de volgende punten op te nemen in uw factuur:

• inkoopnummer 
• contactpersoon
• verzoek om ontvangstbevestiging

4. Stuur algemene voorwaarden mee

Algemene voorwaarden opstellen is niet verplicht, maar het is wel verstandig. In uw algemene voorwaarden maakt u de rechten en plichten van uw klant en u als leverancier duidelijk. Zoals afspraken over de betaaltermijn. Op die manier verkleint u uw financiële risico’s. En voorkomt u misverstanden of teleurstellingen.

Aanbetalingen product of dienst

Verkoopt u een product aan consumenten, dan mag u een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag vragen. Dit moet ook in uw algemene voorwaarden staan. Levert u diensten, dan mag u aanbetalingen niet verplichten. Voor transacties tussen bedrijven onderling geldt geen maximum van 50%.

5. Verstuur de offerte

Verstuur uw offerte per mail. Zorg ervoor dat u de prijsopgave in een pdf stuurt. Zo kunnen anderen geen aanpassingen doen zonder dat u dit weet en blijft de opmaak hetzelfde. In de mail zelf schrijft u een begeleidende tekst. Op het moment dat de opdrachtgever de offerte accepteert en ondertekent, is de offerte juridisch een bindend contract.

Benoem de algemene voorwaarden

Als u algemene voorwaarden meestuurt, moet u dit ook benoemen in de begeleidende tekst. Anders zijn ze niet rechtsgeldig.