Deze informatie is geplaatst door KVK | Belastingdienst
Betaalt een klant uw factuur niet? Lees in dit stappenplan wat u kunt doen om uw geld alsnog te krijgen.
Afhankelijk van uw relatie met de klant is het soms verstandig eerst te bellen. Vraag of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt. Door deze persoonlijke aanpak kunt u navragen waarom er niet betaald is. Maak altijd notities van deze telefoongesprekken.
De betalingsherinnering is een eerste formele stap als uw factuur niet betaald is binnen de afgesproken termijn. De betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering, die u verstuurt enkele dagen nadat de betalingstermijn verlopen is. Meld dat u de wettelijke rente in rekening gaat brengen als uw klant niet alsnog betaalt.
Als uw klant een consument is, bent u verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Door een betalingsherinnering te sturen, voldoet u hieraan. Is uw klant een bedrijf? Dan bent u dit niet verplicht en kunt u de in uw algemene voorwaarden beschreven incassoprocedure volgen.
Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd, waarin u:
Stuur de aanmaning zowel per aangetekende post met ontvangstbevestiging als per gewone post en bewaar kopieën van de brieven. Per mail kan ook. Als u er zeker van wilt zijn dat uw aanmaning aankomt, kunt u hem beter aangetekend versturen en vragen om een ontvangstbevestiging. Zo bent u juridisch gedekt wanneer uw klant ontkent dat hij de brief heeft ontvangen.
Controleer uw algemene voorwaarden. Pas ze eventueel aan voor nieuwe zakelijke klanten. Let op: de nieuwe algemene voorwaarden gelden niet voor bestaande overeenkomsten. Wijzigt u uw algemene voorwaarden? Houd dan goed bij welke set algemene voorwaarden op welke overeenkomst van toepassing is.
Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen. Dit is de rente die u volgens de wet kan eisen als uw klant een betalingsachterstand heeft.
Het is niet verstandig om direct een betalingsregeling voor te stellen aan uw klant. Onderzoek eerst of de klant uw factuur met bijvoorbeeld een week uitstel kan betalen. Is dit niet mogelijk voor uw klant? Spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze regeling op papier en spreek af dat de regeling vervalt als uw klant niet betaalt op de afgesproken momenten.
Lukt het u niet om uw klant de openstaande factuur te laten betalen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat zijn bedrijven die facturen namens u innen:
Bespreek met uw accountant of factoring of reverse factoring voor u een goede keuze is. Bij (reverse) factoring neemt de factor – een bank of financier – de openstaande factuur over. De factor betaalt u het openstaande bedrag. En uw klant betaalt uw factuur aan de factor. U omzeilt hiermee de betalingstermijn. Let op: reverse factoring moet uw klant aanbieden, samen met de financier. U kunt hier dus niet zomaar voor kiezen, zoals factoring dat u zelf organiseert. Lees meer over factoring op KVK.nl. U kunt van tevoren ook informeren of er mogelijkheden zijn om sneller betaald te krijgen.
Heeft u producten of goederen geleverd die niet op tijd zijn betaald? Dan haalt u die natuurlijk het liefste terug om uw schade zoveel mogelijk te beperken. Er zijn 2 manieren om dit te doen:
Facturen hebben een verjaringstermijn. Dat betekent dat als de betalingstermijn verjaard is, uw klant de factuur niet meer hoeft te betalen:
Herinnert u uw klant voor het einde van de verjaringstermijn aan de factuur? Dan gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit heet stuiten.
Als u een factuur stuurt aan uw klanten, moet u de btw daarover aangeven en betalen. Betaalt uw klant de factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk, dan is uw vordering (gedeeltelijk) oninbaar. U betaalde namelijk btw die u niet ontvangen heeft. U kunt deze btw dan terugvragen. Lees hoe u oninbare btw terugvraagt.
Betaalt uw klant uw factuur uiteindelijk niet? Dan kunt u het faillissement van de klant aanvragen. Is uw klant al failliet verklaard, dien dan zo snel mogelijk uw vordering in bij de curator. Dit heet officieel ‘indienen ter verificatie’. Schakel hiervoor een gespecialiseerd adviseur in.
Er zijn verschillende manieren om financiële schade door klanten die niet betalen te voorkomen. Zoals:
Lees meer over risico voor uw onderneming afdekken.
Bent u mkb-ondernemer of zzp’er en levert u diensten of producten aan grote bedrijven? Meld problemen met betaaltermijnen anoniem bij het tijdelijke Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Met dit meldpunt onderzoekt de ACM hoe vaak grote bedrijven zich niet houden aan betaaltermijnen van het mkb.
Neem contact op met KVK